A switch rutin után hoztam egy újabb specifikus módszert, ami hatékony segítség lehet a hetetek megtervezésében és az időmenedzsmentben.
Pálfordulás
Őszinte leszek, sokáig ódzkodtam ettől a tervezési módszertől, mert alapvetően a változatosságban és az énközpontú motivációban hiszek, ami kis lépésekben, de nagy rugalmasságot biztosítva segíta kiegyensúlyozottság megteremtésében. Az hour by hour rutin pedig mindennek tűnik, csak épp rugalmasnak nem.
Igazából nem egy újkeletű dologról van szó, lényegével évek óta tisztában vagyok. Volt egy időszak, amikor a hatékonysággal foglalkozó, külföldi tartalomgyártók között igazi vírusként (haha) terjedt el. A szivárványra festett naptárakra, az óráról betáblázott napokra esküdtek. Én meg csak néztem, hogy ebben mégis mi a jó? Percre pontosan tudni, hogy mit csinálok egy hétre előre? Na ne vicceljetek már velem!
A pálfordulásomhoz kellett egy koronavírus és egy végtelennek tűnő depresszív időszak. A covidot november elején kaptuk el és ugyan enyhébb (de annál változatosabb) tünetekkel átvészeltük, lelkileg nagyon megviselt. Mindent megtettünk annak érdekében, hogy véletlenül se érjen el minket a vész, mégis megtörtént. Utána pedig nehéz volt elfogadni, hogy igen, az a kórokozó, ami miatt milliók vesztették életüket és ami miatt az egész világ a feje tetejére állt, szó szerint bennünk van. Persze van himlő, influenza meg ezer más hasonló betegség, de az előzetes médiavisszhang folytán ez talán egy kissé más. A helyzet elfogadása és megoldása nem volt egyszerű, de a felállás és a továbblépés sem ment azonnal. Több heti demotiváltság és tétlenség után mégiscsak lépnem kellett, hogy ne csak egy-egy dolgot “tudjak le”, hanem valóban képes legyek haladni és ami még fontosabb: élvezhessem azt, amit csinálok. Ehhez kiegyensúlyozottságra van szükség. És mint már említettem sokszor, bizonyos élethelyzetekben más-más eszközre és módszerre van szükségünk ahhoz, hogy ezt az egyensúlyt visszanyerjük. Motiváló videókat néztem Youtube-on és egy délután alatt többször is szembe kerültek velem (ismét) olyan tartalmak, amik az hour by hour rutint ajánlották a produktivitás növelésére. Én pedig ott, tavaly novemberben, épphogy kilábalva a koronavírusból, nagyon lent gondoltam egyet: ez nem lehet véletlen, szóval miért ne?
Rutin testre szabva
Ugyan mindenkinek szíve joga, hogy beleveti-e magát a tervezés mélységeibe, de azért mellékesen megsúgom, hogy a kissé ijesztőnek tűnő rutin kinek lehet a legalkalmasabb. Nem tartom egy univerzálisan használható módszernek, hiszen nagyfokú precizitást igényel, amire nincs mindenkinek ereje, ideje, türelme. De bizonyos helyzetekben mégis kulcsfontosságú segítséget nyújthat.
Ez a módszer elsősorban azoknak ajánlott…
akik profik a tervezésben, az időmenedzsmentben és nem sajnálják erre az időt
akik imádnak kísérletezni újabb és újabb módszerekkel hatékonyságuk fokozása végett
akik annyi mindennel foglalkoznak egyszerre, hogy a sok teendőt nem tudják kézben tartani
akiknek valami fontosra – akár munkára, akár pihenésre – soha nem jut idő
akik nehéz időszakon mennek keresztül és sehogy sem tudják megtalálni a régi ritmusukat, elvégezni a teendőiket (a módszer hatékonysága pszichológus által is igazolt ilyen esetekre)
Lépésről lépésre
Az hour by hour rutin lényege, hogy órára pontosan megtervezzük, hogy melyik nap, mit fogunk csinálni. Szigorúnak tűnik, de valójában pont az a célja, hogy a változatos teendőink elvégzése ne történjen aránytalanul. Egy nap 24 óra áll rendelkezésünkre, amit érdemes megtölteni pihenéssel és fejlődést szolgáló tevékenységekkel egyaránt. Ez elősegíti a kiegyensúlyozottságot, aminek fontosságáról ebben a posztomban meséltem. És a sok sztori és bevezető után vegyük át együtt lépésről-lépésre, hogyan érdemes ennek megfelelően a naptárunkat vezetni.
Első körben válasszuk ki, hogy milyen platformon szeretnénk vezetni a naptárunkat. Elsősorban digitális eszközön ajánlom, hiszen az mindenhonnan elérhető és átláthatóbb. Ezutóbbi tulajdonság pedig elengedhetetlen ahhoz, hogy értelme is legyen mindennek. Én a saját ios-naptáramat preferálom, de népszerű a Google Calendar és más hasonló applikációk is.
Mielőtt beírnánk bármit a naptárunkba, gondoljuk végig, hogy milyen típusú tevékenységekkel töltjük meg a napjainkat és ennek megfelelően hozzunk létre különböző színnel jelölt kategóriákat az alkmazáson belül. Példaként alább megmutatom az enyémet is.
Az első és legfontosabb, hogy létrehozzunk egy szekciót a pihenésnek (ez nálam a chill), ami jelzi a reggeli és esti rutint, a teendők közti szüneteket, az ebédet, de akár a házi munka idejét is (ha úgy tetszik, erre külön szekciót is létrehozhatunk). Ez a legfontosabb, hiszen a rutin elsősorban a kiegyensúlyozottságot segíti, aminek elengedhetetlen része az önmagunkra és a hobbijainkra fordított figyelem.
Jöhetnek azok a kategóriák, amik külső tényezőtől függenek, ilyen például a munkaidő (rózsaszín work), a tanórák (világoskék uni), az események, találkozók, meetingek (zöld events) és a családi tervek (sárga család).
A “kötelezők” szemlézése után fordítsuk figyelmünket azokra a tevékenységekre, amiket szeretnénk egy-egy napunkba implementálni. Nálam ilyen a blog (lila blog), a titkos projektem (halvány rózsaszín), a gimnazisták korrepetálása (zöldes korrep), a tanulás (sötétkék uni), de ide tartozik a sport is (narancsárga sport).
Fontos! Nem kell végletekig menő részleteségekbe bocsátkoznunk. Helyette hozzunk létre átfogó kategóriákat. A “blogba” például beletartozik a blogposzt írás, a hírlevél készítés és a közösségi felületek kezelése. A “work” kategória nálam három különböző munkát is takar, a “sport” pedig egyszerre érthető az edzésre, a jógára és a futásra is.
Biztos alapok
És akkor jöhet a fekete leves, maga a tervezés. A naptárunkba először a pihenést írjuk bele – és tulajdonképp itt áll vagy bukik a dolog. Ha utolsóként a fennmaradó “szabad perceinkbe” írnánk a pihenést, garantált, hogy alig jutna magunkra idő. Nem, ehelyett jobb, ha rögtön ezzel kezdünk és határokat szabunk magunknak. Mikor kelünk fel, mikor fekszünk le és mennyi időt szánunk a reggeli/esti rutinunkra? Mikor érkezik el az a pillanat, hogy tényleg elrakjuk a laptopot és kikapcsolódunk? Adjunk magunknak elég időt a napunkra való felkészüléshez, a teendők lezárásához, a szünetekhez, az étkezéseinkhez és a találkozók előtti készülődéshez.
Utána jöhetnek azok a tevékenységek, amiket hajlamosak vagyunk keresztülhúzni, ha épp sok a dolog. Nálam ilyen a sport, ezért másodikként mindig ezeket az alkalmakat írom be a naptáramba. Melyik nap fogom félretenni a legsürgősebbnek tűnő teendőimet is, hogy egy kicsit a testemre fókuszáljak? De ezt helyettesítheti minden más fontosnak tűnő tevékenységünk, aminek elsajátítása nehézséget okoz, holott törekedni szeretnénk a megvalósításukra.
Ezek után jöhetnek a “kötelezők”, amiket nem nagyon tudunk tologatni. Ott kell lennünk is kész.
És ha ezzel a három dologgal végeztünk muszáj maradni üres helyeknek, ahova be tudjuk tűzni a többi elfoglaltságunkat is. A módszer többek között azért is nagyon hasznos, mert átláthatóvá teszi, hogy mivel mennyi időt töltünk. Próbáljuk meg úgy beütemezni a tevékenységeinket, hogy mindegyikre elegendő óra álljon rendelkezésünkre (pl.: ne csak ugyanarra a tantárgyra tanuljunk, a személyes projektek közül ne csak eggyel foglalkozzunk stb.).
A legtöbb kategória rendszerrel működő naptár lehetővé teszi, hogy egyes szekciókat ki-be kapcsolgassunk, így a naptárunkban is csak azok a tevékenységek jelennek meg, amiket szeretnénk. Érdemes azonban a fontos határidőket “kiemelni”, amire a naptár alkalmazáson belül úgy van lehetőségünk, ha nem egy adott órára, hanem egész napra időzítjük az "eseményt". Így felül, egy kis sávban jelenik meg. Tehát nem téveszthetjük szem elől a határidőinket sem.
Tartsuk észben!
Rettenetesen szigorúnak tűnik, de nem az és ne is vegyük halálosan komolyan. Nem lehet minden tevékenységünket percre pontosan betervezni. Van, hogy egy órát adunk magunknak arra, hogy megírjunk egy beadandót, és kiderül, hogy 30 perc is elég volt rá. De lehet, hogy több napig is foglalkoznunk kell vele. Ne vegyük Szentírásnak, nyugodtan írogassuk át, legyünk rugalmasak ezzel kapcsolatban.
Az hour by hour rutin lényege tényleg sokkal inkább az átláthatóság, a tervezettség és a kiegyensúlyozottság.
Soha nem vesztem el még benne, soha egyszer sem zavarodtam össze, hogy mikor mit kell csinálnom, sőt. Sokkal kevesebbet stresszelek a teendőim miatt, hiszen előre tudom, hogy mikor mivel foglalkozom és hogy lesz rájuk időm!
Fontos tudatosítani azt is, hogy nem mindig tudhatjuk egy héttel előre a programjainkat. Én általában vasárnap ülök le tervezni és a következő hét szerdáig táblázom be magam. A csütörtök és péntekek során hagyok magamnak több lyukat is, ahova a hét előre haladtával teendőket és programokat tudok beiktatni. A hétvégémet pedig ritkán tervezem meg órára pontosan, hiszen általában a pihenésről és a “maradék” teendő elvégzéséről szól. A szombat és vasárnap megtervezésére akkor kerül sor, ha tényleg el vagyok árasztva feladatokkal és nehéz fejben tartanom őket.
Vannak olyan hetek is, amikor egyáltalán nem érdemes alkalmazni a módszert, hiszen nincs annyi teendőnk és mindent észben tudunk tartani. Lelkesek és motiváltak vagyunk arra, hogy tevékenykedjünk, időben felkeljünk és időt fordítsunk magunkra. Ha azonban alapvetően nem vagyunk inspiráltak nehéz elkezdeni a teendőinket. Az ördögi körből való kitörésben pedig nagy segítség lehet, ha van egy menetrendünk, ami szerint haladhatunk. Ha azonban ilyen nehéz helyzetekből való kitörésre alkalmazzuk a módszert, apró lépésekben haladjunk. Először elég csak a "kötelező" tevékenységeket beírni, hogy legalább azokon részt vegyünk. Majd ha van elég erőnk, lépegethetünk tovább. Adjunk magunknak időt a gyógyuláshoz!
És a legfontosabb. Ez egy elképesztően effektív módszer, ami jelenleg az én élethelyzetemben, teendőimmel kapcsolatban tökéletes. De mindenkinek más a hasznos, szóval kedves olvasó: légy bátor, rugalmas és ne félj a saját igényeid szerint átalakítani az itt leírt tanácsokat!
Kellemes tervezgetést,
Panni
